Przebodźcowanie w pracy jest najczęściej jest efektem środowiska zawodowego. W nim uwaga pracownika jest nieustannie rozrywana między hałasem, powiadomieniami, rozmowami w tle i koniecznością multitaskingu. Taki model pracy utrudnia skupienie, podnosi napięcie i sprawia, że nawet prostsze obowiązki zaczynają kosztować więcej energii, niż powinny. Jak więc stworzyć warunki pracy, które ochronią zespół przed przebodźcowaniem?

Jaki jest przebodźcowany pracownik?

Przebodźcowanie można opisać jako stan przeciążenia poznawczego i emocjonalnego, w którym liczba oraz intensywność bodźców przekracza możliwości spokojnego przetwarzania informacji. W pracy dzieje się tak wtedy, gdy uwaga jest stale rozrywana przez hałas, komunikaty, rozmowy w tle, presję szybkiej reakcji i ciągłe przełączanie się między zadaniami.

Przebodźcowanie w pracy może być długo mylone z gorszym dniem, chwilowym rozproszeniem albo spadkiem formy. Tymczasem manager może zauważyć pewien powtarzalny wzorzec. Pracownikowi trudniej skupić się na jednym zadaniu przez dłuższy czas, częściej wraca do rozpoczętych tematów, szybciej traci wątek i gorzej reaguje na kolejne przerwania. Może sprawiać wrażenie stale zajętego, a jednocześnie mieć problem z doprowadzaniem pracy do końca.

WHO wskazuje, że złe warunki pracy, w tym nadmierne obciążenie i niski poziom kontroli nad pracą, należą do czynników ryzyka pogorszenia zdrowia psychicznego.

Hałas, powiadomienia i multitasking, czyli codzienne bodźce, które obciążają pracowników

Przebodźcowanie w pracy najczęściej zaczyna się od wielu drobnych zakłóceń, które stopniowo odbierają pracownikowi możliwość spokojnego skupienia. W praktyce są to przede wszystkim:

• rozmowy w tle,
• dzwoniące telefony,
• alerty z komunikatorów,
• maile pojawiające się co kilka minut,
• konieczność odpowiadania na bieżąco.

Szczególnie obciążająca jest zrozumiała mowa w tle, ponieważ mózg wychwytuje ją automatycznie, nawet wtedy, gdy pracownik próbuje koncentrować się na swoim zadaniu. Poza tym problemem nie jest wyłącznie głośność otoczenia, ale to, że środowisko cały czas konkuruje z zadaniem o zasoby poznawcze pracownika.

Drugim ważnym źródłem przeciążenia są powiadomienia i multitasking. Każde przerwanie czynności wymusza zmianę kierunku uwagi, a potem ponowne wejście w temat, który został porzucony. To oznacza dodatkowy wysiłek poznawczy, wydłuża czas realizacji zadań i zwiększa ryzyko pomyłek.

W praktyce multitasking bardzo rzadko oznacza wykonywanie kilku rzeczy naraz. Najczęściej jest po prostu szybkim przełączaniem się między mailami, komunikatorem, spotkaniem, telefonem i właściwą pracą.

Przebodźcowanie w pracy a koszty dla firmy. Co traci organizacja?

Nadmiar bodźców w środowisku zawodowym obciąża nie tylko pracownika, ale też całą organizację. Gdy zespół funkcjonuje w hałasie, pod presją powiadomień i w ciągłym trybie przełączania uwagi, spada zdolność do pracy wymagającej skupienia, dokładności i spokojnego podejmowania decyzji. W praktyce oznacza to więcej czasu potrzebnego na wykonanie tych samych zadań, większe ryzyko błędów i mniejszą płynność działania. Firma traci więc nie tylko komfort pracy ludzi, ale też jakość procesów, tempo realizacji i przewidywalność efektów.

Koszt takiego przeciążenia rzadko jest widoczny od razu w jednym wskaźniku, bo rozlewa się na wiele obszarów jednocześnie. Pracownicy:

• szybciej się męczą,
• trudniej domykają zadania,
• częściej wracają do tych samych tematów,
• mają mniejszą odporność na kolejne zakłócenia.

Z perspektywy managera widać to później jako rozproszenie, większą liczbę pomyłek, spadek zaangażowania, frustrację w zespole i rosnące napięcie w codziennej współpracy. Im dłużej taki model pracy trwa, tym większe ryzyko obniżenia motywacji, pogorszenia dobrostanu i wzrostu absencji.

Organizacja traci także wizerunkowo i strategicznie. Trudno mówić o zdrowym miejscu pracy, jeśli pracownicy przez większość dnia działają w warunkach, które utrudniają koncentrację i regenerację. Taki model osłabia employee experience, utrudnia budowanie zdrowej kultury organizacyjnej i sprawia, że działania wellbeingowe mogą być odbierane jako powierzchowne, jeśli nie idzie za nimi realna zmiana środowiska pracy.

Jak ograniczyć przebodźcowanie w pracy i stworzyć pracownikom lepsze warunki do skupienia?

1. Zapewnij ciche miejsce do pracy wymagającej skupienia. Jest to ważne szczególnie w przypadku pracowników neuroróżnorodnych. Osobne pomieszczenie, budka akustyczna, mała sala lub wydzielona strefa ciszy mogą wyraźnie zmniejszyć obciążenie hałasem i liczbą bodźców.

W badaniach dotyczących wydajności w pracy [1] wykazano, że po przeniesieniu przestrzeni otwartej ze strefy aktywnej do strefy cichej wydajność poznawcza wzrosła o 16,9%, a przejście do indywidualnych pomieszczeń roboczych zwiększyło ją o 21,9%.

2. Gdy nie ma osobnego pokoju, zaoferuj alternatywę. Pomocne mogą być praca hybrydowa, częściowa praca zdalna, elastyczne godziny rozpoczynania dnia, możliwość zajęcia spokojniejszego miejsca w biurze albo wykonywania zadań wymagających koncentracji w godzinach mniejszego ruchu.

3. Ogranicz hałas w open space. Nie każdy potrafi pracować przy rozmowach w tle, dzwoniących telefonach i ciągłym ruchu wokół stanowiska. Warto wprowadzić strefy ciszy, zasady prowadzenia rozmów, lepsze rozwiązania akustyczne i możliwość korzystania ze słuchawek wyciszających.

4. Uporządkuj powiadomienia i zasady komunikacji. Nie każda wiadomość wymaga natychmiastowej reakcji. Dobrze ustalone reguły dotyczące komunikatorów, maili i oznaczania pilnych spraw zmniejszają liczbę niepotrzebnych przerwań i pomagają pracownikom utrzymać tok pracy.

5. Twórz bloki pracy bez spotkań i bez rozpraszaczy. Kilkadziesiąt minut nieprzerwanego skupienia bywa cenniejsze niż cały dzień pracy pofragmentowany przez krótkie zakłócenia. Wspólne okna na pracę głęboką pomagają zarówno osobom neuroróżnorodnym, jak i całym zespołom.

6. Ucz managerów rozpoznawać przeciążenie bodźcami. Lider powinien wiedzieć, że spadek koncentracji, drażliwość, trudność z domykaniem zadań czy większa potrzeba ciszy nie zawsze oznaczają brak motywacji. Często są sygnałem, że warunki pracy nie wspierają pracownika.

Chcesz lepiej wspierać koncentrację zespołu i ograniczać koszty, jakie niesie przebodźcowanie w pracy? Porozmawiajmy o rozwiązaniach, które pomagają uporządkować komunikację, zmniejszyć liczbę zakłóceń i tworzyć bardziej przyjazne środowisko pracy.

Źródła:

1. Jahncke H., Hallman D., Objective measures of cognitive performance in activity based workplaces and traditional office types, J Environ Psychol. 2020, 72: 101503.
2. WHO, Mental health at work, 2.09.2024, online: https://www.who.int/news-room/fact-sheets/detail/mental-health-at-work.