Ergonomia poznawcza coraz częściej staje się równie ważna jak dobrze ustawione biurko czy monitor. Współczesny pracownik funkcjonuje między komunikatorami, spotkaniami, mailami, powiadomieniami i zadaniami wymagającymi ciągłego przełączania uwagi. Problemem nie zawsze jest więc brak koncentracji, ale środowisko pracy, które nie daje warunków do jej utrzymania. Jak projektować pracę tak, by ograniczać zbędne przerwania, przeciążenie informacyjne i obciążenie poznawcze w pracy?
Czym jest ergonomia poznawcza i dlaczego dziś ma znaczenie?
Ergonomia poznawcza zaczyna się tam, gdzie kończy się klasyczne myślenie o ergonomicznym stanowisku pracy. Z perspektywy organizacji oznacza więc projektowanie warunków, które ograniczają niepotrzebne przerwanie pracy i pozwalają pracownikom wykonywać zadania wymagające skupienia bez ciągłej presji dostępności. Dotyczy to zarówno liczby narzędzi i kanałów komunikacji, jak i sposobu planowania spotkań, przepływu informacji czy oczekiwanego czasu reakcji.
Dobrze zaprojektowana ergonomia poznawcza nie ma upraszczać pracy ani zmniejszać jej wymagań. Ma sprawić, żeby uwaga, pamięć i zdolność podejmowania decyzji były wykorzystywane tam, gdzie naprawdę tworzą wartość, a nie konsumowane przez chaos informacyjny i niepotrzebne przełączanie kontekstu.
Powiadomienia, multitasking i ciągłe przełączanie uwagi – co najbardziej przeciąża?
W wielu organizacjach dzień pracy jest pocięty na krótkie odcinki:
- wiadomość na Teamsie,
- mail, s
- zybkie pytanie od współpracownika, s
- potkanie,
- powrót do dokumentu.
Problem nie polega tylko na liczbie bodźców. Każde przejście między zadaniami wymaga ponownego skierowania uwagi. Dodatkowo, jeśli poprzednie zadanie zostało przerwane, część myśli może nadal przy nim pozostać. Zjawisko to określa się jako attention residue – resztkę uwagi.
Podobnie działają powiadomienia. W eksperymencie terenowym z udziałem 247 osób ograniczenie automatycznych powiadomień z aplikacji komunikacyjnych wiązało się z mniejszym obciążeniem i lepszą realizacją celów pracy [1].
Open space i cyfrowe biuro. Czy środowisko pracy pozwala się skupić?
Nie każde biuro wspiera ten sam rodzaj pracy. Open space może ułatwiać szybki kontakt i wymianę informacji, ale przy zadaniach wymagających koncentracji źródłem obciążenia stają się rozmowy, ruch i trudność w odcięciu się od otoczenia.
Dlatego coraz więcej organizacji odchodzi od myślenia o biurze jako jednej przestrzeni do wszystkiego. Pracownicy potrzebują różnych stref do różnych zadań. Są nimi miejsca do współpracy, ale też przestrzenie chroniące skupienie i ograniczających bodźce.
Ta sama zasada dotyczy cyfrowego biura. Jeśli do hałasu dochodzą komunikatory, powiadomienia i kilka równoległych kanałów kontaktu, środowisko pracy może samo generować koszt poznawczy, który później błędnie interpretujemy jako problem z koncentracją pracownika.
Ergonomia poznawcza w praktyce – co może zmienić firma?
Ergonomia poznawcza zaczyna się od sposobu, w jaki organizacja projektuje dzień pracy. Jeśli system stale wymusza reakcję, przełączanie zadań i monitorowanie wielu kanałów, trudno oczekiwać długiej koncentracji. Jakie działania może więc wdrożyć firma?
- Ustalić jasne zasady dostępności. Pracownicy powinni wiedzieć, co wymaga szybkiej odpowiedzi, a co może poczekać.
- Chronić czas na pracę w skupieniu. Pomagają bloki bez spotkań i ograniczenie bieżących komunikatów.
- Ograniczyć liczbę kanałów komunikacji. Im mniej miejsc trzeba stale sprawdzać, tym mniejsze obciążenie uwagi.
- Lepiej projektować spotkania. Nie każda informacja wymaga rozmowy na żywo i obecności całego zespołu.
- Tworzyć przestrzenie do różnych typów pracy. W biurze powinno być miejsce zarówno na współpracę, jak i na zadania wymagające ciszy i koncentracji.
Źródła:
- Ohly S., Bastin L., Effects of task interruptions caused by notifications from communication applications on strain and performance, J Occup Health. 2023, 65(1): e12408.